¿Tu presentación fue efectiva?

"La conversación es el proceso básico y esencial que siempre ha cohesionado a los seres humanos" (Peter Senge).

La comunicación del orador en estos ámbitos ejerce un carácter generativo del lenguaje y un rol de centralidad. La efectividad del presentador depende de la planificación de dos momentos: la preparación y la presentación.

1. La preparación:

Lo primero para que una presentación sea efectiva, es dominar el contenido. Las siguientes reglas son relevantes para una preparación:

a) Tiempos de preparación:

Si la presentación no es preparada adecuadamente corre el riesgo del fracaso. Se estima que de cada hora de presentación tenemos diez de preparación. Sobre el tiempo de exposición, es el tiempo asignado real menos el 20%. Por ejemplo, si el tiempo real de exposición es de una hora, el orador debe diseñar una presentación de 48 minutos. La ampliación de los temas o debates que surjan durante la presentación, sin tener en cuenta la reducción del 20%, dejaría temas sin exponer, o afuera del tiempo programado.

b) Apertura y el cierre:

Durante la preparación es conveniente dejar la apertura para el final. Aristóteles decía “La apertura es más de la mitad del todo”. En ese momento se capta la atención de la audiencia y por ese motivo debe ser cuidadosamente planificado. La apertura debe tener un gran impacto, con un inicio dramático, formular una pregunta o contar un caso real. Es aconsejable destacar la importancia del tema.

Para un buen cierre hay dos requisitos que debemos cumplir. El efecto, debemos responder a los interrogantes que se han planteado al inicio. La estructuración de los contenidos debe repasar la idea clave llegando al concepto organizador. No hay que dejar “cabos sueltos” en la presentación.

c) Herramientas visuales:

Las herramientas visuales son una ayuda, no el guion de la exposición. Los siguientes son alguno de los errores visuales más frecuentes:

• Exceso de información: Cada diapositiva debe tener poco texto, si es posible una sola palabra. La imagen no debe reemplazar el discurso del orador, si resaltar la idea clave.
• Exceso de elementos: Cada diapositiva debe tener pocos elementos y colores. No saturar a la audiencia.
• Ilegibilidad: Las diapositivas deben leerse desde cualquier lugar de la sala de presentación. Es recomendado conocer como esta compuesto el lugar de presentación (sillas, iluminación, distancias, equipos de proyección, etc.).
• Multimedia: es bueno combinar diapositivas con audio, video o animaciones.

d) Práctica o ensayo:

Como los actores ensayan, los presentadores deben practicar previamente. Conocer el texto y manejarse adecuadamente en el escenario.

2. La presentación:

El conocimiento de los contenidos es solo el 50% de la presentación. El otro 50% es nuestro desenvolvimiento y manejo de la audiencia. El lenguaje tiene aspecto descriptivo y posee un profundo carácter generativo. Pensemos que el hombre es el único organismo que utiliza tanto los modos de comunicación analógicos (no verbal) como los digitales (palabras o gestos), en consecuencia, usémoslo todos:

a) Cuerpo y postura:

El cuerpo es el que delata nuestros nervios, y lo que hay que transmitir es tranquilidad. Hay que aflojar tensiones lo que se recomienda es moverse antes de salir a presentar. En la presentación no debemos quedarnos parado en un lugar, y jamás sentado. No quedarse pendiente y junto a la notebook para el control de la diapositiva, es recomendado utilizar control remoto para el cambio de las imágenes.

b) Las manos:

Si el orador no sabe qué hacer con sus manos puede tomar los anteojos, los marcadores o los apuntes. Las manos sirven para destacar ideas, nunca cruzarse los brazos o colocar las manos en los bolsillos.

c) La voz:

Es un recurso para mantener la atención en el público. Todos hemos presenciado presentaciones con problemas de voz, inaudibles, monótonas, etc. Para evitar estos problemas hay que cambiar la intensidad de la voz, pasar de la exclamación a la pregunta, y cambiar los tonos periódicamente. La utilización de micrófono quita independencia en los movimientos, a no ser qué usemos manos libres o vincha.

d) Contacto visual:

Este recurso nos brinda información de cómo manejar el auditorio, y mantener la atención de la audiencia. Si no tenemos contacto visual no hay retroalimentación, y nos muestra nerviosos. El orador debe mirar al público, pero no en general sino en particular a cada uno. Mirar a los ojos manifiesta apertura y honestidad. Si detectan comentarios, movimientos, distracciones, actuar en consecuencia y acercarse a su lado.

En conclusión, la habilidad de hacer presentaciones en público suele marcar una gran diferencia en el desarrollo profesional de un ejecutivo. La comunicación en acción genera realidades existentes, creando un mundo de posibilidades y sentidos que antes eran inexistentes.

Bibliografía:

“Habilidades gerenciales”, Paula Molinari, Serie MateriaBiz (2009).
“Teoría de la comunicación humana”, Paul Watzlawick (1993).
“Maestría personal”, Oscar Anzorena (2008).